Privacy Policy

PYF Privacy Policy (Short Version)

At PYF, we care deeply about your trust and your privacy. Here’s what you need to know in plain language:

  • ✅ We collect only essential information during staff site visits—organization names, contacts, GPS (sometimes), and general meeting notes.

  • 📸 We only take and use photos if we have explicit permission.

  • 🔐 All data is securely stored in our private systems and only shared with those who need it.

  • 🤝 We don’t share personal details with others unless you give us permission.

  • 📬 You can always ask to see, change, or delete your data by emailing: data@pyfthailand.org

  • 🧹 We review and clean up old data once a year.

  • 🌐 Our full policy is available below—in both English and Thai.

PYF Full Privacy Policy

1. Introduction

Prosperous Youth Foundation (“PYF,” “we,” “us,” or “our”) is committed to protecting the privacy and personal data of the individuals and organizations we work with. This Privacy Policy outlines the nature, scope, purpose, and legal basis for processing personal data collected during our organizational activities, including but not limited to site visits, communications, and data management through digital tools. This policy complies with applicable data protection laws, including the Thailand Personal Data Protection Act (PDPA), and where relevant, international standards.

2. Scope of Data Collection

PYF collects and processes only the minimum necessary personal data to fulfill our operational and mission-related objectives. The types of data we may collect include:

  • Names and contact details of partner organizations and their representatives;

  • Organizational phone numbers, email addresses, and physical addresses;

  • GPS coordinates and location data from site visits;

  • The number of individuals served during a visit or program;

  • Meeting notes, excluding sensitive or personal information;

  • Photographs taken with the explicit consent of individuals or organizational representatives.

We do not collect sensitive data about minors, except for basic identifiers such as name, age, and residential location, where such information is necessary and appropriate.

3. Purpose of Processing

The personal data collected is used for the following purposes:

  • Monitoring and documenting organizational visits and program engagement;

  • Internal reporting and operational planning;

  • Providing anonymized or summarized data to donors, churches, and partner organizations;

  • Communication, follow-up, and relationship management with partner organizations;

  • Promoting the impact of PYF’s work through the use of consented stories and photographs.

4. Data Storage and Security

All data is securely stored within PYF’s Google Workspace environment, including the use of Google Sheets and Google Drive for structured data and document storage. Access to such data is restricted to authorized PYF personnel. Photo consent forms are stored digitally and linked to corresponding organizations in the database.

PYF undertakes a data review process annually to determine whether stored data remains relevant. During this process, data may be summarized, anonymized, or deleted in accordance with data minimization and retention principles.

5. Consent and Legal Basis

PYF relies on the following legal bases for processing personal data:

  • Legitimate Interest: For operational and reporting needs essential to PYF’s mission;

  • Consent: For the collection and use of identifiable photographs and personal stories;

  • Contractual Necessity: Where data collection is required for partnership agreements or collaborative programs.

Consent for use of photos and personal stories is obtained explicitly and documented through signed consent forms. These forms are retained for compliance and reference purposes.

6. Data Sharing

PYF does not share personal or sensitive data with third parties without explicit permission from the data subject or organization. Aggregated or anonymized data may be shared with external stakeholders such as donors, churches, or partners, strictly for informational or reporting purposes.

Any personal stories or testimonials shared publicly or with stakeholders are anonymized unless explicit written consent has been provided.

7. Data Subject Rights

Individuals and organizations have the right to request access to their personal data, request corrections to inaccurate data, or request deletion of their data from our systems. Requests can be submitted via email to:

data@pyfthailand.org

PYF will respond to such requests in a timely manner, in accordance with applicable legal obligations.

8. Data Breach Notification

In the event of a personal data breach, PYF will take immediate steps to contain and investigate the breach. We will notify all affected individuals or organizations directly and publish a notice on our website, as required under applicable law.

9. Language and Availability

This Privacy Policy is available in both English and Thai to ensure accessibility to all stakeholders. The English and Thai versions are legally equivalent, and both will be maintained and updated as necessary.

10. Policy Updates

PYF reserves the right to amend this Privacy Policy at any time to ensure compliance with legal requirements and evolving operational practices. The most current version will always be available via a direct URL.

นโยบายความเป็นส่วนตัวของ PYF

1. บทนำ

มูลนิธิเยาวชนพัฒนา (Prosperous Youth Foundation หรือ “PYF”) มีความมุ่งมั่นในการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของบุคคลและองค์กรที่เราทำงานด้วย นโยบายความเป็นส่วนตัวฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อชี้แจงลักษณะ ขอบเขต วัตถุประสงค์ และพื้นฐานทางกฎหมายในการเก็บรวบรวมและประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลที่เกิดขึ้นจากกิจกรรมขององค์กร รวมถึงการเยี่ยมเยียนพื้นที่ การสื่อสาร และการจัดเก็บข้อมูลผ่านเครื่องมือดิจิทัล ทั้งนี้เพื่อให้เป็นไปตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 (PDPA) และมาตรฐานสากลที่เกี่ยวข้อง

2. ขอบเขตการเก็บข้อมูล

PYF จะเก็บรวบรวมข้อมูลเท่าที่จำเป็นต่อภารกิจและวัตถุประสงค์ขององค์กรเท่านั้น โดยข้อมูลที่เราอาจเก็บ ได้แก่:

  • ชื่อและข้อมูลติดต่อขององค์กรพันธมิตรและตัวแทน;

  • หมายเลขโทรศัพท์ อีเมล และที่อยู่ขององค์กร;

  • พิกัด GPS และข้อมูลตำแหน่งจากการเยี่ยมเยียนพื้นที่;

  • จำนวนบุคคลที่ได้รับบริการในแต่ละกิจกรรม;

  • บันทึกการประชุมหรือการพบปะ (โดยไม่มีข้อมูลอ่อนไหว);

  • ภาพถ่ายที่ได้รับความยินยอมอย่างชัดแจ้งก่อนถ่าย

PYF จะไม่เก็บข้อมูลอ่อนไหวของผู้เยาว์ ยกเว้นเฉพาะชื่อ อายุ ที่อยู่ และเบอร์โทรศัพท์ เมื่อจำเป็นและเหมาะสมเท่านั้น

3. วัตถุประสงค์ในการใช้ข้อมูล

ข้อมูลที่เก็บรวบรวมจะถูกใช้เพื่อวัตถุประสงค์ดังนี้:

  • เพื่อติดตามผลและบันทึกการเยี่ยมเยียนองค์กรพันธมิตร;

  • สำหรับการวางแผนและรายงานภายในองค์กร;

  • เพื่อจัดทำรายงานในรูปแบบสรุปหรือไม่ระบุตัวตนแก่ผู้สนับสนุนหรือพันธมิตร;

  • เพื่อการติดต่อ ติดตาม และสร้างความสัมพันธ์กับองค์กรพันธมิตร;

  • เพื่อสื่อสารผลกระทบของโครงการของ PYF โดยใช้ภาพหรือเรื่องราวที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น

4. การจัดเก็บและการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

ข้อมูลจะถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัยในระบบของ Google Workspace ของ PYF ซึ่งรวมถึง Google Sheets และ Google Drive การเข้าถึงข้อมูลจะถูกจำกัดเฉพาะเจ้าหน้าที่ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น แบบฟอร์มการให้ความยินยอมสำหรับภาพถ่ายจะถูกจัดเก็บในระบบและเชื่อมโยงกับข้อมูลขององค์กรที่เกี่ยวข้อง

PYF จะทำการทบทวนข้อมูลที่จัดเก็บเป็นประจำทุกปี เพื่อตรวจสอบว่าข้อมูลใดควรถูกเก็บไว้ สรุป ยกเลิกการระบุตัวตน หรือถูกลบออกตามหลักการลดจำนวนข้อมูล

5. พื้นฐานทางกฎหมายในการประมวลผลข้อมูล

PYF จะอ้างอิงพื้นฐานทางกฎหมายดังต่อไปนี้ในการประมวลผลข้อมูล:

  • ผลประโยชน์อันชอบธรรมขององค์กร: สำหรับการดำเนินกิจกรรมและการวางแผนภายในองค์กร;

  • ความยินยอม: สำหรับการใช้ภาพถ่ายหรือเรื่องราวส่วนบุคคล;

  • ความจำเป็นตามสัญญา: เมื่อต้องใช้ข้อมูลในการดำเนินความร่วมมือหรือพันธกิจ

ความยินยอมในการใช้ภาพถ่ายหรือเรื่องราวส่วนบุคคลจะได้รับเป็นลายลักษณ์อักษรและจัดเก็บไว้อย่างเหมาะสม

6. การแบ่งปันข้อมูล

PYF จะไม่แบ่งปันข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลที่อ่อนไหวให้แก่บุคคลภายนอกโดยไม่ได้รับความยินยอมอย่างชัดแจ้ง ข้อมูลที่จัดทำในรูปแบบสรุปหรือไม่ระบุตัวตนอาจถูกนำเสนอแก่ผู้สนับสนุนหรือพันธมิตรเพื่อวัตถุประสงค์ด้านการรายงานหรือสื่อสารผลกระทบเท่านั้น

เรื่องราวส่วนบุคคลหรือคำพยานที่มีการนำเสนอ จะต้องผ่านการยกเลิกการระบุตัวตน ยกเว้นในกรณีที่ได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษร

7. สิทธิของเจ้าของข้อมูล

บุคคลหรือองค์กรมีสิทธิในการ:

  • ขอเข้าถึงข้อมูลของตน;

  • ขอแก้ไขข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง;

  • ขอให้ลบข้อมูลออกจากระบบของเรา

คำร้องสามารถส่งมาที่อีเมล:
📧 data@pyfthailand.org

PYF จะดำเนินการตอบสนองต่อคำร้องตามระยะเวลาและเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนด

8. การแจ้งเหตุข้อมูลรั่วไหล

ในกรณีที่มีเหตุการณ์ข้อมูลรั่วไหล PYF จะดำเนินการแจ้งเตือนบุคคลหรือองค์กรที่ได้รับผลกระทบทันที และจะประกาศเหตุการณ์บนเว็บไซต์อย่างเหมาะสมตามกฎหมาย

9. ความพร้อมด้านภาษา

นโยบายฉบับนี้จัดทำขึ้นเป็นภาษาทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษเพื่อความเข้าใจและเข้าถึงของทุกฝ่าย โดยทั้งสองภาษาให้น้ำหนักทางกฎหมายเท่าเทียมกัน และจะได้รับการปรับปรุงตามความเหมาะสม

10. การปรับปรุงนโยบาย

PYF ขอสงวนสิทธิ์ในการปรับปรุงนโยบายความเป็นส่วนตัวฉบับนี้เพื่อให้สอดคล้องกับข้อกฎหมายและการดำเนินงานที่เปลี่ยนแปลง โดยนโยบายที่เป็นปัจจุบันที่สุดจะถูกเผยแพร่ผ่าน URL ที่กำหนด